Brede scholen
Niet alleen bij parkmanagement is veelal sprake van publiek-private samenwerking. Ook in het onderwijs is dit het geval. Vaak is de gemeente pandeigenaar van de scholen en moeten er goede werkafspraken gemaakt worden tussen de pandeigenaar en haar huurder (de school) over de uitvoering van het gebouwbeheer.
Combinatie
In dat kader is het ontstaan van zogeheten Brede Scholen een interessante ontwikkeling. Een Brede School combineert onderwijs met verschillende voorzieningen als naschoolse opvang, sport, welzijn en/of cultuur. Brede Scholen zijn er dus niet alleen voor leerlingen, maar ook voor ouders en de cohesie in de buurt. Daarna biedt een Brede School een breed netwerk in en om een school waarbij oplossingen vaak dichterbij zijn dan gedacht. Zo kan men in of dichtbij een Brede School bijvoorbeeld een peuterspeelzaal, bibliotheek of een muziekschool vinden. Jeugdgezondheidszorg of huiswerkbegeleiding behoort ook tot de mogelijkheden.
Een Brede School biedt dus voornamelijk voorzieningen waaraan leerlingen, ouders en een buurt behoefte hebben. Bijvoorbeeld opvoedingscursussen voor ouders of inburgeringcursussen voor buurtbewoners. Daarom is iedere brede school anders opgebouwd. Bij de oprichting van een brede basisschool voert de gemeente de regie. De gemeente werkt daarbij nauw samen met instellingen.
Verantwoordelijkheden
Het oprichten van een Brede School is vaak niet het probleem. Maar hoe zit het met de verantwoordelijkheden qua facilitair beheer? Daar is vaak veel onduidelijkheid over. OFM kan hierbij helpen om verrassingen te voorkomen. Zo kunnen er goede werkafspraken worden gemaakt hoe het facilitair beheer kan worden georganiseerd waarin rekening wordt gehouden met de capaciteit die al bij de huurders aanwezig is. Zo kunnen bijvoorbeeld wijkbeheerders en conciërges worden ingezet om klein technisch onderhoud uit te voeren om daarmee kosten te besparen.
Projecten en taken
Projecten of taken die voor u gedaan kunnen worden zijn onder meer het opstellen van een demarcatielijst (checklist met taakverdeling), het opstellen van een beheerboek (handboek met uitleg over de facilitaire organisatie), het organiseren van publiek-private samenwerking tussen gemeente, politie, brandweer en de Brede School, het implementeren van de facilitaire organisatie of het uitvoeren van interim-facility management gericht op schoolgebouwen.
Referenties
We zijn heel blij dat Leontine de facilitaire organisatie van ons gebouw heeft opgezet. Het is nu duidelijk wat voor alle huurders de taken zijn en we zijn tevreden over de leveranciers. Het is een prettige verblijfsplek geworden met een prettige samenwerking tussen alle huurders in het pand.
door bestuurslid Brede School te Leiden
Voorbeeld casus: brede school in Randstad 12.000 m2
- Vraag
Nieuwbouw brede school die had geen organisatiestructuur van de huurders en facilitaire organisatie en inhoudelijk samenwerkingsprogramma. De klant had hulp nodig van een coördinator om de facilitaire dienst zelf op te zetten en operationeel te maken. Daarnaast had de klant hulp nodig om inhoud te geven aan de samenwerking tussen de huurders onderling.
Analyse
Ik heb eerst inzichtelijk gemaakt hoe de organisatie van de huurders en pandeigenaar was ingericht. Vervolgens heb ik bepaald wat de taakverdeling moest zijn en gekeken of er al facilitaire contracten en medewerkers konden worden ingezet. Daarnaast heb ik advies uitgebracht hoe mensen inhoudelijk met elkaar konden samenwerken.
Actie
Na bouwoplevering heb ik als facilitair coördinator de facilitaire organisatie opgetuigd, facilitaire inkoop en contracten georganiseerd, de nazorg van de bouw bewaakt en geadviseerd op het gebied van benodigde investeringen. De benodigde investeringen hebben op de lange termijn ervoor gezorgd dat er kosten konden worden bespaard doordat het onderhoud van de installaties efficiënter kon worden uitgevoerd. Daarnaast werden storingen gereduceerd en klachten voorkomen. Daarbij is rekening gehouden met de diversiteit van de huurders, de wensen van de pandeigenaar en de behoefte aan een inhoudelijk programma. Voor het inhoudelijk samenwerkingsprogramma heb ik themavergaderingen belegd werken en een protocol werd opgesteld in een speciaal handboek waarin is afgesproken op welke thema’s organisaties met elkaar samenwerken en met welke procedures en protocollen dat gebeurt.
Resultaat
Een lopende facilitaire organisatie waarbij rekening is gehouden met de wensen van de diverse huurders en pandeigenaar. Daarnaast is er een gemeenschap binnen het gebouw ontstaan door daarin een verbindende rol te hebben waardoor diverse huurders met elkaar gingen samenwerken. Zo organiseert bijvoorbeeld de bibliotheek speciale leeslessen voor de onderbouw van de basisscholen, werden er diverse evenementen vanuit de huurders georganiseerd in het wijkrestaurant en werd jongerenwerk en het buurtcentrum bij ouders en leerlingen van de basisscholen geïntroduceerd.